TIMEBASE® › TIMEBASE® 4

Schöpfen Sie genug Wert?

Mit der Software TIMEBASE® 4 organisiert magrathea den medizinischen Kernprozess „Patient evaluieren > verordnen > einplanen > kommunizieren > dokumentieren“. Dabei bringt die Software den Bedarf Ihrer Patienten mit den Möglichkeiten der Klinik in Einklang. Die TIMEBASE ermöglicht Multiressourcenmanagement und unterstützt so gleichzeitig Wirtschaftlichkeit und vorgabekonformes Arbeiten – zum Beispiel bei der Therapieplanung.

Das TIMEBASE 4.0-System bedient die klinische Arbeitskette verordnen, terminieren, quantitative Leitlinien erfüllen, dokumentieren und organisiert so den gesamten klinischen Alltag. Die wertvollen Ressourcen des Hauses werden bewacht, koordiniert und geschont. Da das Produkt für Anfänger leicht bedienbar und für Profis ein funktionsmächtiges Werkzeug ist, steigert es den Nutzen für den Anwender und die Klinik. Und weil sich jeder User seine individuelle Oberfläche zusammenklicken kann, bekommt er genau den Arbeitsplatz, der zu ihm passt.

Das Programm hat positive Wirkungen auf die Finanzen, da die Einhaltung gesetzlicher, OPS- sowie anderer Vorgaben gewährleistet ist und MDK-Prüfungen erfolgreich abgewickelt werden. Aufgrund der neu eingesetzten Technologie kommt das Produkt zudem wahlweise und kostengünstig auch ohne Oracle-Datenbank-Lizenzen aus.

Die Software ermöglicht Multi-Ressourcen-Management, digitalisiert damit die klinische Prozesskette und hinterlegt sie mit konkreten Ressourcen. Ungenutzte Ressourcen werden so entdeckt, Durchlaufzeiten gesenkt, die Qualität und Produktivität deutlich gesteigert. Neue Multi-Leitlinien lassen gleichzeitig mehrere Vorgaben des Gesetzgebers und anderer Parteien zu, inklusive eigener Maßgaben der Klinik oder Klinikgruppe. Jeder Patient kann so mehrere programmierbare Leitlinien in Anspruch nehmen.

Ärzte können leichter, kompetenter und schneller elektronisch verordnen, einfach mit ihrem Instrument „Klinik“ kommunizieren, die Primärdokumentation des Patienten einsehen, sich über Zeitpunkt, Raumplanung und Teamzusammensetzung kleiner OP’s und über Behandlungspläne ihrer Patienten informieren. Über die optionale, auch navigierbare Einbindung von Web-KIS, Intranet, Wissensdatenbanken und anderen Quellen kann der Arzt auch ohne Programmwechsel ergänzende Informationen erhalten.

Darüber hinaus erlaubt die Software die Kommunikation mit dem Patienten. Über SMS, E-Mail und Messenger kann jeder Patient ohne den Umweg über eine App angebunden werden. Angekündigte Termine finden statt, Wartezeiten werden verringert und Doppelbelegungen ausgeschlossen. Das führt zu zufriedeneren Patienten, Imagegewinn und stärkerer Patientenbindung.

Die TIMEBASE 4.0 integriert

  • Klinik- und Abteilungsorganisation
  • Intelligente Therapieplanung
  • manuelle und automatische Leistungsplanung
  • optimistische und pessimistische Leistungserfassung
  • Primärdokumentation am Termin
  • elektronische Verordnung
  • sichere Messengerfunktionen

Die TIMEBASE 4.0

  • ist für Anfänger und Profis geeignet
  • plant alles und jedes
  • plausibilisiert OPS
  • ermöglicht eine effiziente Nutzung der klinischen Ressourcen
  • unterstützt die Klinik beim Geldverdienen

Klinisches Ressourcenmanagement ist eine anspruchsvolle Aufgabe. Die TIMEBASE 4.0 ist ein neuartiges Multi-Ressourcen-Management-System (MRM). Die Software ist in der Lage, die in einer Klinik verborgenen wirtschaftlichen und organisatorischen Potentiale zu heben. Sie hat eine neue Architektur, ein neues Datenschema und eine neue Oberfläche. Die Eleganz bezieht das Programm aus dem harmonischen Zusammenspiel dieser Komponenten und wird damit den Ansprüchen einer modernen, zukunftsgerichteten Softwarewelt gerecht.

Um ernsthaft wirksam zu sein, enthält die Multiressourcenmanagement-Software TIMEBASE eine modellhafte Abbildung der Klinik, wie sie wirklich ist. Das Datenmodell ist komplex – aber nur so entsteht Transparenz, wird die Einhaltung quantitativer Leitlinien ermöglicht, sind Vorgaben und Wirtschaftlichkeit für die Klinik in Einklang zu bringen.

Andererseits ist Fakt, dass Menschen in Kliniken sich vorrangig mit Menschen befassen wollen und nicht mit Computern. Gleichzeitig findet ein Großteil der Nutzung der TIMEBASE mitten im operativen Arbeitsleben statt. Diesen Widerspruch lösen wir, indem wir der Ergonomie eine herausragende Rolle geben. „Jedem seine Oberfläche“ ist ein Beispiel dafür.

Die TIMEBASE ist mit über 300 Installationen in Kliniken und etwa 25.000 angeschlossenen Arbeitsplätzen ein sehr zuverlässiges und bewährtes System. Gleichzeitig macht die Neuauflage im Jahr 2017 neueste Erkenntnisse über Softwarearchitektur, Funktionalität und Benutzeroberflächen für die Kliniken verfügbar.

Hier lassen wir unsere TIMEBASE-Kunden sprechen:
Anwenderbericht Reha-Zentrum Utersum auf Föhr: Lebensretter Ressourcen-Management

Interview mit Heike Engel, Abteilungsleiterin Patientenverwaltung im Asklepios Fachklinikum in Göttingen, über das Thema OPS-Kodierung und PEPP-relevante Abrechnung



Sie kennen die täglichen Herausforderungen als Klinikleiter: Versorgungsqualität und Wirtschaftlichkeit in Einklang bringen, während Personalmangel, steigende Auslastung und hoher Kostendruck den Handlungsspielraum einengen. Hier setzt Multi-Ressourcen-Management (MRM) an, es verbindet alle Ressourcen und Prozesse, um Klinikabläufe effizienter, transparenter und zukunftssicher zu gestalten.

Was bedeutet Multi-Ressourcen-Management im Klinikalltag?

Multi-Ressourcen-Management (MRM) steht für die ganzheitliche Planung, Steuerung und Optimierung aller Ressourcen einer Klinik – von Personal über Räume, Arbeitsplätze und Geräte bis hin zu Patiententerminen.
Anstatt Prozesse in Silos zu steuern, vernetzt MRM sämtliche Akteure und Abläufe in einem zentralen System.
Das Ergebnis:
• Transparenz über Auslastung und Kapazitäten
• Koordinierte Terminplanung über Fachbereiche hinweg
• Entlastung des Personals durch automatisierte Prozesse
• Bessere Entscheidungsgrundlagen durch Echtzeitdaten

Effiziente Kliniksteuerung – wie TIMEBASE® Ihr Ressourcenmanagement optimiert

TIMEBASE® bietet Ihnen einen multidimensionalen Ressourcenkalender, der Personal, Räume, Arbeitsplätze und Geräte in einer zentralen Oberfläche abbildet. So sehen Sie auf einen Blick, welche Ressourcen verfügbar, gebucht oder überlastet sind. Das schafft Planungssicherheit nicht nur in der Therapieplanung.

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Intelligente Termin- und Kapazitätsplanung

Mit dem integrierten Goldplan lassen sich Termine automatisiert koordinieren – unter Berücksichtigung aller beteiligten Ressourcen. Dadurch werden Engpässe frühzeitig erkannt und Doppelbelegungen vermieden. Ihre Klinik profitiert von einer besseren Auslastung und stabileren Abläufen.

Entlastung des medizinischen Personals

Routineaufgaben wie Verordnungen, Terminabstimmung, Kommunikation oder Dokumentation binden wertvolle Zeit. TIMEBASE® unterstützt hier z. B. durch:
• Elektronische Verordnung (EVO)
• Automatikplanung
• Leitlinien Unterstützung
• Automatisierte Kommunikationsfunktionen (z. B. SMS, E-Mail oder Messenger)
• Leistungserfassung
• u. v. m.
So bleibt Ihrem Team mehr Zeit für das Wesentliche – die Versorgung Ihrer Patienten.

Datenbasierte Steuerung mit TIMEBASE®

Mit den Modulen TIMEBASE® Statistik oder BI erhalten Sie aussagekräftige Kennzahlen über Auslastung, Leistungen, Zeit und Kosten. Diese Daten unterstützen Sie bei der strategischen Steuerung Ihrer Klinik – fundiert, transparent und jederzeit aktuell.

Nahtlose Integration in bestehende Systeme

TIMEBASE® lässt sich flexibel in Ihre bestehende IT-Landschaft integrieren – von Krankenhausinformationssystemen (KIS) über ERP-Software bis hin zu mobilen Endgeräten. Das sorgt für einen durchgängigen digitalen Datenfluss, ohne doppelte Datenerfassung oder Medienbrüche.

Vorteile für Klinikleitungen auf einen Blick

Zentralisierte Steuerung aller Ressourcen und Prozesse
Effizienzsteigerung durch automatisierte Planung
Bessere Auslastung von Personal, Räumen und Geräten
Entlastung des Personals durch intuitive Datenflüsse
Fundierte Entscheidungen auf Basis valider Daten
Hohe Akzeptanz durch individuell anpassbare Benutzeroberflächen

Fazit: Mehr Effizienz, Transparenz und Qualität mit TIMEBASE®

Multi-Ressourcen-Management ist längst kein Zukunftsthema mehr – es ist die Voraussetzung für effiziente, patientenorientierte und wirtschaftlich stabile Klinikprozesse. Mit TIMEBASE® erhalten Sie ein System, das Ihre Prozesse digital abbildet, automatisiert und messbar verbessert.
Erfahren Sie, wie TIMEBASE® Ihre Klinikorganisation effizienter macht und erleben Sie TIMEBASE® in einer kostenlosen Demo live in Aktion. Wir freuen uns auf Ihre Nachricht an vertrieb@magrathea.eu



Wir wollten eigentlich nicht so viel Wind um die Sache machen, aber es kommt ja doch raus: die Celenus Kliniken GmbH aus Offenburg führen die TIMEBASE® 4 für ihre Kliniksteuerung ein, einheitlich in allen elf Rehakliniken.

Damit steuert Celenus die komplette klinische Prozesskette

verordnen > disponieren > Informieren > erbringen > dokumentieren

mit der TIMEBASE 4. Diese Entscheidung ist natürlich kein Zufall, sondern erfolgt nach einer intensiven Pilotphase in zwei Celenus Häusern, kombiniert mit einem ausführlichen Marktvergleich.

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Warum TB4? Weil die Celenus Kliniken eine definierte und anspruchsvolle Digitalisierungsstrategie haben, und die TIMEBASE® 4 sehr gut dazu passt. Die TB4 ist komplett neu programmiert, und ohne inneren Ballast aus vergangenen Software-Zeitaltern. Eine Folge ist zum Beispiel die elegante Integration in die Oberfläche des gastgebenden KIS-Systems. Eine andere Folge ist, dass die TB4 bereits die richtige Architektur für die kommenden Themen hat, sagen wir mal die Integration künstlicher Intelligenz (KI).

„Die Leute brennen für ihr Produkt, knien sich rein und denken über den Tellerrand hinaus. Mit magrathea kann man gut die Zukunft entwerfen.“ so Herbert Schmitz, Projektleiter seitens der Celenus Kliniken.

„Unsere Idee ist es, Fachkräfte sparsam einzusetzen, indem wir auf Inkrementelle Prozess Automation setzen, oder kurz INPA. Grade im Ressourcenmanagement ist das Effizienzpotential doch erheblich.“ so Gerd Dreske, Geschäftsführer von magrathea.

(veröffentlicht: 27. Oktober 2025)



Jetzt die Weichen stellen für KTL 2025 – Ihre TIMEBASE® rechtzeitig vorbereiten!

Der modernisierte KTL 2025 der DRV Bund rückt 2026 in den Fokus und tritt für Entlassungen ab 2027 verbindlich in Kraft. Die Änderungen sind geldwirksam und betreffen die Leistungsabrechnung, Vergütung, Qualitätspunkte und das Ranking Ihres Hauses.

Auch unsere TIMEBASE®-Systeme werden entsprechend umgestellt:

TIMEBASE® 3 → Version 3.2: bewährte Produktlinie, weiterhin gepflegt und unterstützt.
TIMEBASE® 4 → Version 47: moderne Architektur, effizienter Übergang von KTL 2015 zu KTL 2025.

TIMEBASE® 3 & 4 bilden das Rückgrat in vielen Kliniken. Mit über 25.000 Arbeitsplätzen in rund 300 Kliniken müssen wir viele Installationen aktualisieren. Um eine reibungslose Umstellung zu gewährleisten, bitten wir um Ihre Rückmeldung, welche Unterstützung Sie benötigen, um rechtzeitig planen zu können.

Wir freuen uns auf Ihre Rückmeldung und werden uns unsererseits mit weiteren Details zurückmelden, damit einer erfolgreichen Umstellung nichts im Wege steht.

Mit freundlichen Grüßen,

Magrathea Informatik GmbH

Oliver Brüggen
Geschäftsführer

(veröffentlicht: 07. Oktober 2025)



Vorangekommen sind wir beim KTL 2025, ein Thema, das besonders unsere Rehakliniken interessiert. Die Konzepte für die Fortentwicklung unserer Software TIMEBASE 3.1 und TIMEBASE 4 sind weit gediehen und wir sind im Plan, so dass ein erster Austausch mit unseren Kunden auf der DMEA im April 2025 erfolgen konnte.

Die Diskussionen zwischen Kliniken, Softwareherstellern und DRV Bund über die seinerzeit vorliegenden Entwürfe und deren mögliche Auswirkungen haben spätestens 2024 begonnen.
Die Einführung der KTL 2025 war ursprünglich zum 1.1.2026 vorgesehen. Die Veröffentlichung der endgültigen Spezifikation durch die DRV Bund hat sich jedoch verzögert und wurde auf Juli 2025 verschoben, die Einführung der KTL 2025 soll nun zum 1.1.2027 erfolgen.
Die für die Softwareentwicklung und weitere Projektplanung wichtige fertige Spezifikation liegt nun seit kurzem (Juli 2025) in Form der bekannten KTL Broschüre (als pdf-Dokument) wieder zum Download bei der DRV Bund vor:
KTL Broschüre 2025
(KTL Klassifikation therapeutischer Leistungen in der medizinischen Rehabilitation, Version 2025, 7. Auflage, Stand: 07/2025, Hrsg.: Deutsche Rentenversicherung Bund)

Magrathea wird für die aktuellen Softwareversionen TIMEBASE 3.1, TIMEBASE 3.1+ und TIMEBASE 4 sowie TIMEBASE BI Updates für KTL 2025 bereitstellen und auch zukünftig mit Support und einem Schulungsangebot unterstützen.
Analoges gilt für die angekündigten überarbeiteten Reha-Therapiestandards (RTS) der DRV, die die KTL 2025 berücksichtigen und die ebenfalls zum 1.1.2027 eingeführt werden sollen.

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Auf der Website der DRV findet man die Antworten auf häufige Fragen zur KTL 2025.
Für die Einführung gilt: „Die KTL 2025 ist verpflichtend ab 01.01.2027. Hier ist das Entlassungsdatum auf den Entlassungsberichten maßgeblich.“

Und wie ist der KTL-Code aufgebaut?
„Der einzelne Dokumentationscode der KTL besteht aus einer siebenstelligen Zeichenfolge. Diese beinhaltet das Kapitel als Großbuchstabe, gefolgt von drei Ziffern, welche die genaue Leistung innerhalb des Kapitels wiedergeben. Danach erfolgt die Dauer in gruppierten Minuten und als Buchstabe und die letzten beiden Stellen geben die Anzahl wieder. Die letzten beiden Stellen beinhalten die neuen Merkmalen der Gruppengröße, diese wird mit Groß- und Kleinbuchstaben dokumentiert, und in der letzten Stelle die Leistungsart mit einer Ziffer.“

Zur Gruppengröße, die mit einer extra Stelle dokumentiert wird, heißt es:

„Dadurch wird, in der KTL 2025, eine an Behandlungsfortschritte angepasste, flexible Wahl der Gruppengröße erleichtert. Zu Beginn einer Rehabilitation kann eine intensive Betreuung in Einzeltherapie erforderlich sein. Bei entsprechenden Fortschritten kann dann der Übergang zu Gruppentherapien erfolgen, ggf. auch gleitend, indem Einzel- und Gruppentherapie kombiniert werden, ohne dass es, bezogen auf die Leistung, zu einer (scheinbaren) Unterschreitung der Mindestfrequenzen oder Gesamtdauern kommt. “

Quelle: Deutsche Rentenversicherung, Häufige Fragen zu KT 2025

Aus den Zitaten ersieht man bereits, dass man in der TIMEBASE mit den aktuell vorhandenen Feldern nicht mehr auskommen wird, wenn KTL 2025 zusätzlich unterstützt werden soll. Das neue Klassifikationssystem für therapeutische Leistungen der Deutschen Rentenversicherung erfordert Anpassungen in Software und, wegen überarbeiteter RTS (Reha-Therapiestandards – angekündigt, aber bis Anfang September 2025 noch nicht veröffentlicht), auch im klinischen Alltag. Gruppengröße und Leistungsart werden künftig zusätzlich berücksichtigt werden müssen. Außerdem muss der Stichtag 1.1.2027 und das Kriterium „Behandlungsfall ist entlassen“ für die Kodierung nach KTL 2025 herangezogen werden können.

Informationen zum Thema RTS:
Indikationsübergreifende Reha-Therapiestandards, Reha-Therapiestadards Onkologie
Hier liegt bisher nur je ein Entwurf vor (Entwurfsversion 2.0, Stand: September 2025) – die Einführung ist ebenfalls zum 1.1.2027 geplant.



Auf dem 34. Rehakolloquium der DRV im März 2025 haben wir live demonstriert, wie Patientenportale sich seamless anbinden lassen, Stichwort PAPI oder „PatientenAppInterface“.
Die Magrathea TIMEBASE-Software fungiert in der Prozesskette für Patiententermine als Middleware zwischen den klinischen Prozessen im KIS und dem Patientenportal – und damit auch den mobilen Apps mit dem Behandlungsplan auf dem Smartphone der Patienten.
Technisch läuft die Integration des Portals über HL7 SIU Push-Nachrichten und/oder HL7 FHIR.

Auf der DMEA in Berlin veranstaltete das Krankenhaus-IT Journal am 08.04.2025 eine TV-Presserunde zum Thema Patientenportale, an der auch unser Geschäftsführer Gerd Dreske teilnahm.
Aufzeichnung derTV-Presserunde Patientenportale (mit Beiträgen von GF Gerd Dreske etwa ab Minute 14:44, 33:01, 48:10 und 54:58)

Wir können Integrationen für den Reha- und Akutbereich liefern – und zwar Anbindungen an Patientenportale verschiedener KIS-Hersteller für die TIMEBASE 3.1+ und die TIMEBASE 4.


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