Digitale Effizienz in der Therapieplanung: Wie die Klinik an der Weißenburg mit TIMEBASE® 4 Prozesse modernisiert und Mitarbeitende entlastet

Die Klinik an der Weißenburg im thüringischen Uhlstädt-Kirchhasel gehört zu den führenden Fachkliniken für Rheumatologie und Rehabilitation in Deutschland. Seit 1996 behandelt das Haus an einem Standort jährlich rund 2.200 Patientinnen und Patienten – in der orthopädischen Rehabilitation, im Fachkrankenhaus für Rheumatologie und Schmerztherapie sowie in der ambulanten Physio- und Ergotherapie. Mit rund 180 Mitarbeitenden deckt die Klinik damit ein breites Versorgungsspektrum unter einem Dach ab.Mit rund 85 Mitarbeitenden, die täglich die direkte Patientenversorgung und administrative Aufgaben koordinieren, war die digitale Weiterentwicklung ein zentraler Baustein der strategischen Ausrichtung. TIMEBASE® 3 hatte dabei jahrelang zuverlässig seinen Dienst getan. Mit dem Wachstum der digitalen Anforderungen war jedoch der Zeitpunkt gekommen, den nächsten Schritt zu gehen. Gemeinsam mit der Geschäftsführung und IT prüfte die Klinik auch andere Anbieter am Markt. TIMEBASE® 4 überzeugte dabei als spezialisierte Lösung, die die Anforderungen einer modernen Klinik an digitale Therapieplanung in vollem Umfang erfüllt.

Das Umstellungsprojekt startete im Sommer 2024 und im Dezember 2024 erfolgte der Go-Live. Bis Ende Februar 2025 lief die Version 3 parallel weiter, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.Die Umstellung wurde von Katrin Jüngling und Silke Pannier-Skopp verantwortet, die als Administratoren und Super-User die inhaltliche Umstellung und Anpassung der Daten steuerten, während die techni-sche Umsetzung von der IT übernommen wurde. Von den rund 85 Mitarbeitenden, die heute mit TIMEBASE® 4 arbeiten, planen vier aktiv, die übrigen nutzen das System zum Einsehen, Verordnen und Bestätigen von Leistungen. Die Zugriffsrechte sind rollenspezifisch gestaltet: Ärztinnen und Ärzte, Therapeutinnen und Therapeuten sowie Pflegepersonal können Leistungen direkt im System verordnen und dokumentieren.

Ein zentraler Fortschritt der Umstellung war die Einführung von Tablets. Therapeutinnen und Therapeuten nutzen die mobilen Geräte, um Tagespläne einzusehen, Leistungen in Echtzeit zu erfassen und Anwesenheiten direkt während der Therapiegruppen zu dokumentieren. Für die mobile Nutzung wurden zusätzliche Tablets und Laptops angeschafft und die WLAN-Abdeckung im Haus getestet und optimiert. Auf große Monitore setzt die Klinik nicht nur in der Planung und Administration, auch Verordnende profitieren von der besseren Übersicht, die ein großes Display bei der täglichen Arbeit mit TIMEBASE® 4 bietet.

Durch die digitale Planung und Dokumentation werden heute deutlich weniger Pläne ausgedruckt. TIMEBASE® 4 erfasst alle Änderungen am Wochenplan automatisch und schlägt am Tagesende vor, welche Patientenpläne neu gedruckt werden müssen. Da die Klinik Wochenpläne druckt, bedeutet das einen doppelten Spareffekt: weniger Ausdrucke insgesamt und weniger Papier pro Patienten, weil mehre-re Tage auf einem Blatt stehen. Darüber hinaus wird die Planung deutlich entlastet, die früher manuell den Überblick behalten musste. Missverständnisse durch veraltete Ausdrucke oder verlorene Zettel gehören damit der Vergangenheit an.

Den Support von magrathea erlebte die Klinik als zuverlässig und schnell. Fragen wurden zeitnah beantwortet und die Schulungen und persönliche Betreuung durch die magrathea Ansprechpartnerin, bei der individuelle Fragen direkt adressiert wurden, waren sehr hilfreich.

Aus ihrer Umstellung leiten Katrin Jüngling und Silke Pannier-Skopp drei Empfehlungen für Kliniken ab, die eine Multi-Ressourcen-Management-Lösung einführen möchten: die Anwenderinnen und Anwender frühzeitig in die Entscheidung einbinden, denn sie wissen am besten was sie im Alltag brauchen, Stammdaten zu Mitarbeitenden und Räumen vorab sorgfältig erfassen und mit den Abteilungen abstimmen und als Klinikleitung eine klare, einheitliche Strategie für die Softwarenutzung vorgeben, um Akzeptanz im gesamten Team zu schaffen.

Möchten Sie erfahren, wie TIMEBASE® 4 auch in Ihrer Klinik die Therapieplanung digitalisieren und Fachkräften mehr Zeit für die Patientinnen und Patienten schenken kann? Interessieren Sie die Erfahrungen aus der Klinik an der Weißenburg?

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